Despre aspectele operationale ale muncii de buyer am tot scris. Numar de numar trecem in revista raftul si procesele legate de el. Am fost curiosi de data aceasta, si promitem sa recidivam daca o sa va placa, sa aflam cat de confortabil este scaunul pe care sta un astfel de profesionist. Pentru a ne satisface interesul, am solicitat perspectiva unui om de resurse umane, care de 10 ani mananca retail pe paine: Ileana Alexandru, Director HR la Mega Image.
Vorbim despre buyeri din perspectiva resurselor umane. Cum ati caracteriza munca lor?
Buyerii au parte de orice in munca lor, numai de rutina nu. Adrenalina, da! In retailul alimentar, cel putin, ei sunt functie de core business. Rezultatele lor sunt cuantificabile, se vad direct in rezultatele financiare si se masoara. De exemplu, se poate vedea cat anume din profitul anual al companiei li se datoreaza. In acelasi timp, ei au un buget si un target de atins, iar acesta se poate evalua foarte precis. Pe de alta parte, buyerii stau intre oameni, negociaza permanent. De aceea, este o meserie care tine de talent. Fireste ca sunt competente care se pot dobandi, dar un buyer bun este unul talentat, pe care se poate construi.
Daca la un pictor talentul consta in felul in care pune culoarea pe panza, in cazul unui buyer ce inseamna talent?
Multa comunicare, relationare. In discutiile cu oamenii, are nevoie de toate aceste abilitati. Nu mai vorbim des pre capacitatea de negociere, implicita, si care ii place si il provoaca cel mai mult. Or, negociere inseamna comunicare, relationare, instinct, psihologie, diplomatie… Sunt multe aspecte care tin de talent. Oamenii se pot dezvolta, dar acel sambure care inseamna talent trebuie sa existe.
Se spune despre noi, femeile, ca suntem mai intuitive decat barbatii. Pentru functia de buyer, sunt mai potrivite femeile? Sau, din experienta dv., stiti ca ele sa aiba rezultate profesionale mai bune in aceasta meserie?
E o intrebare interesanta, nu m-am mai gandit pana acum la acest aspect. Nu stiu, poate daca vorbim despre retailul alimentar, traditia spune ca femeile sunt cele care fac, de obicei, cumparaturile, ele stiu ce mai trebuie in casa. Barbatii se duc, de obicei, cu lista la cumparaturi si tot mai gresesc… Drept urmare, e posibil ca noi, femeile, sa avem o inclinatie aparte pentru raft si produse.
Daca ma gandesc bine, imi dau seama ca, intamplator sau nu, si noi avem mai multe femei in departamentul de achizitii. Pe partea de retail alimentar, datorita compatibilitatii cu produsele, s-ar putea crede ca femeile ar avea mai mari sanse de succes.
Ce-ar mai fi esential pentru un profil de buyer?
In afara de soft skills, care inseamna comunicare, negociere si instinct, esential este simtul afacerii. Si vorbesc aici in mod particular despre profilul de buyer pe care-l cautam noi, in Mega Image. Sa simta afacerea si sa aiba un simt al businessului, in general. Asta presupune ca el sa inteleaga businessul in sine si sa-si vada locul in cadrul acelui business, pentru ca buyerii, in retail, nu lucreaza intr-un birou inchis de unde isi aleg produsele si sortimentatia si se gandesc cum sa o transforme in marja de profit. Intr-o companie de retail, buyerii lucreaza cu celelalte departamente. De aceea, esentiala este si capacitatea de a lucra in echipa, iar in cazul nostru, capacitatea de a lucra cu magazinele si cu depozitele. Daca nu exista aceste sinergii, daca nu reusesc sa colaboreze si sa-si inteleaga fiecare rolul in supply chain, pana la locul de desfacere, in magazin, nu stiu daca se poate vorbi despre succes in meseria lor.
Dar li se si dau informatii strategice pentru a-si forma imaginea de ansamblu?
Sigur ca sunt expusi la strategie, ca isi cunosc targeturile pe categorie, pe departament, si sigur ca-si dau seama ca altfel nu ar avea rezultate, pentru ca produsele pe care ei le aleg merg in magazine. Acolo, este o alta lume, cu regulile ei si in care lucrurile se deruleaza intr-un anume fel. Ei trebuie sa simta lumea magazinului. Buyingul nu se termina la masa negocierilor, nu inseamna ca daca am luat un produs am terminat lucrul cu el si nu mai am decat sa astept rezultatele. Buyingul se intampla in relatia dintre buyer si magazin, in relatia dintre ce se achizitioneaza si ce se vinde.
Intr-adevar, acesta este un aspect mai putin cunoscut al activitatii buyerului. De obicei, se pune accentul pe procesul de negociere cu furnizorul si mai putin pe intoarcerea buyerului cu fata catre magazin…
Da, finalitatea este in magazin, in vanzari. Ei trebuie sa faca permanent schimb de informatii, sa asculte ce spun oamenii din magazin, sa aiba deschiderea catre oamenii care vin in contact direct cu cumparatorii, care pot sa le dea informatii despre cum au fost primite produsele achizitionate de ei, care este feedbackul clientului fata de un produs.
Si buyerul isi poate regla/adapta strategia din mers, imediat?
In retail, totul este flexibil, exista un plan principal si multe alte planuri intermediare. Preferintele clientilor se schimba in retailul alimentar mai repede decat in alte forme de comert. In confectii, de exemplu, exista colectii toamna-iarna sau primavara-vara. In gusturile alimentare, nu exista „colectia Craciun 2010” sau „Paste 2011”. Furnizorii introduc mereu produse noi pe piata, pe care trebuie sa le cunosti… Nu mai vorbesc despre influenta contextului economic asupra comportamentului de cumparare.
In job description-ul unui buyer exista un capitol „initiativa”? Se duce si el la furnizor sa-l intrebe ce a mai inventat, ce a mai scos pe linia de productie, ce a mai schimbat in ambalare? Sau asteapta doar sa fie cautat si „sedus”?
Bineinteles ca provoaca si el obtinerea de informatie, dar exista si cercetari de piata, studii care arata trendurile, catre ce se duc preferintele consumatorilor… Un buyer trebuie sa fie proactiv si reactiv, el trebuie sa simta trendul, sa fie cu un pas inainte. In retail, concurenta este foarte mare, de aceea, el trebuie sa anticipeze trendul, nu sa astepte sa-i spuna producatorul ce a introdus deja in magazine, ca atunci e prea tarziu. El trebuie sa simta ce vrea piata, chiar inaintea furnizorului! De aceea, trebuie sa relationeze permanent cu sefii de magazine, cu district managerii, cu tot ce inseamna structura operationala. Nu-i suficient sa alegi un produs ca sa-l pui in raft, trebuie sa-l vezi inainte. Pentru produsele marca proprie, se duc chiar si in fabrica.
Daca au nevoie de atat de multe skill-uri, cat de greu sunt ei de gasit, pentru a-i angaja in reteaua proprie?
In acceptiunea lui moderna, buyingul nu exista de foarte mult timp in tara noastra. A fost introdus odata cu retailul modern, l-am importat ca know-how de la marii investitori in retail si l-am invatat din mers, cum se zice. Motiv pentru care sunt putini ani de formare, nu exista o istorie in spate. Cei care si-au dorit sa fie buyeri au avut putin timp la dispozitie ca sa se dezvolte. Au invatat la masa negocierii, au invatat meserie facand-o. Fiind o comunitate restransa, sunt greu de gasit pentru ca depindem de ritmul in care migreaza dintr-o parte in alta. In general, cand recrutezi un buyer cu experienta, e aproape imposibil sa nu-l iei de la concurenta. Vrei – nu vrei… Asta ne ajuta pe noi, HR-ii, pentru ca putem obtine usor referinte, se cunosc intre ei, mai ales cei mai vechi in domeniu.
Dar exista si categoria viitorilor buyeri, cei cu potential, pe care ii iei ca sa-i formezi. Iar acesta este poate aspectul cel mai interesant pentru departamentul de HR, pentru ca trebuie sa vezi in ei samburele de talent care ii va face buyeri buni. Aplicam instrumente specifice de identificare. Dupa aceea, urmeaza trainingul. Pentru orice retailer este esential sa-si creeze proprii buyeri. In afara de know-how-ul valoros, intr-o companie exista si o cultura specifica, standardele proprii. Pentru asta se munceste mult si de aici apare responsabilitatea departamentului de HR legata de retentie. Pentru ca dupa ce ai investit in el, te doare daca migreaza la concurenta, cu toate informatiile pretioase.
Cum ii retineti in companie, la ce factori de loialitate reactioneaza buyerii?
Sigur ca sunt o functie de core business, o particularitate a retailului, dar ei reactioneaza ca orice alt angajat, bineinteles, la pachetul salarial, la pachetul de beneficii, zona de dezvoltare profesionala, mediul de lucru, atmosfera, cultura organizationala, compatibilitatea cu toate acestea, cu stilul specific de lucru in organizatie. Noi avem o retentie destul de mare, avem buyeri foarte vechi in organizatie. De exemplu, avem un buyer cu 15 ani in Mega Image, care a plecat din magazin. Experienta si realitatea din magazin se simt in munca sa actuala de buyer. A pornit de la raft si a ajuns sa faca buying.
Ce fel de trainiguri le puneti la dispozitie?
Sunt pregatiti in traininguri externe, pe parte de negociere, de soft skills, dar si in traininguri interne. O importanta parte in formarea buyerului o reprezinta si coachingul la locul de munca, sustinerea permanenta a managementului departamentului fiind cruciala, avand in vedere complexitatea businessului. De asemenea, buyerii beneficiaza de know how-ul si schimbul de informatii care se produce la nivel de grup. Sunt proceduri, sisteme de negociere care se pot prelua de la celelalte companii Delhaize, buyerii fiind in permanent contact cu omologii lor din afara tarii.
Le faceti plan de cariera buyerilor? Care e parcursul lor obisnuit?
Evolutia in cadrul departamentului si nu numai. Ierarhic, exista patru niveluri, incluzand aici si managerul de categorie. In buying, partea frumoasa este ca lucrurile se pot intampla destul de repede. Talentul, simtul aparte al afacerii, ii pot scoate repede in fata. Un buyer tanar, dar talentat, poate sa aiba un parcurs profesional fulminant. Sigur, cu trainingurile de rigoare.
Daca a ajuns pe cea mai inalta treapta a departamentului, incotro poate sa o ia? Unde se poate duce dupa ce „a dat cu capul de tavanul departamentului”?
Depinde de planul de dezvoltare a companiei, de functiile libere in momentul respectiv, de disponibilitatea lui de a face si altceva. Cel mai sus este functia de director comercial. In astfel de cazuri, se pot face pasi laterali. Odata ce a simtit afacerea, se poate duce in operational, in merchandising, in zona logistica. In general, aceasta meserie e catchy, prinde. Este posibil sa-i placa atat de mult, incat sa vrea sa faca aceasta meserie toata viata. Nu avem insa atata istorie in spate ca sa vedem daca se poate iesi la pensie din buying… Dar vedem buyeri cu vechime. Masa negocierilor e fascinanta, zona afacerilor – la fel, caderile si ascensiunile se pot succede rapid. E o meserie de suflet.
In ce momente e dificil lucrul cu buyerii, care sunt dificultatile muncii cu ei?
Cuvantul poate e prea dur, dar e primul care imi vine in gand acum: este periculos daca se ajunge la infatuare, care ar putea veni din rolul pe care si-l vad in organizatie. Pentru ca sunt functie de core business, ar putea foarte usor sa inceapa sa creada ca lumea se invarte in jurul lor, pentru ca ei fac bani, iar banii se vad, sunt tangibili. Sigur, asta depinde si de om. De aceea spuneam ca un buyer bun trebuie sa-si inteleaga rolul legat de valorile companiei, iar modestia e una dintre ele. Si nu vorbesc aici doar despre buyeri, ci despre orice bun profesio nist, care trebuie sa-si gaseasca cuvintele potrivite astfel incat sa-l poata intelege orice alt coleg din alt departament. Buyerii au multe de invatat din magazine, trebuie doar sa stie sa asculte. Sigur ca acest lucru functioneaza si invers. Modestia si deschiderea catre ceilalti ii ajuta pe toti sa devina si mai buni profesionisti.
Care e structura departamentului de achizitii in Mega Image?
In mare, exista un director comercial, un Buying Manager, doi directori de categorii si buyerii din subordinea lor. Directorul comercial raporteaza directorului general. Dar, dincolo de asta, fiecare decizie pe care o ia buyerul impacteaza magazinele. Achizitia si vanzarea sunt doua arii de core business, ratiunea de a fi a companiei. Relatia dintre ei e locul cel mai fierbinte, pentru ca fiecare dintre ei are targeturi pe care trebuie sa si le atinga, iar pasiunile sunt mari, fiind vorba despre bani. Ceea ce trebuie sa inteleaga amandoi este ca nu pot functiona decat impreuna, iar targetul este unul comun. Un buyer cumpara degeaba daca nu are unde sa vanda, iar un magazin exista degeaba daca nu are ce vinde.
Cum arata un moment de glorie pentru un buyer?
Gloria poate sa-i vina dintr-o simpla negociere, unde atinge un anumit obiectiv, de la un furnizor cu care a obtinut ceea ce si-a dorit sau de la rezultate mai bune. Viata lor se compune din multe astfel de momente de glorie, care fac meseria aceasta atat de frumoasa.
Profil – Ileana Alexandru
10 ANI DE MEGA IMAGE
De ce HR?
Am ajuns in HR dintr-o intamplare. Nu ma gandisem la aceasta directie pentru cariera mea. Dupa foarte putin timp, miam dat seama ca aceasta este chemarea, vocatia mea, asta e ceea ce trebuia sa fac.
De ce Mega Image?
Tot dintr-o intamplare. Venisem sa stau doar sase luni si am stat 10 ani. Eram proaspat absolventa de drept, vroiam sa-mi fac meseria, m-am angajat, la inceput, ca asistent de consilier juridic. Asa am descoperit retailul, cu toate ale lui: adrenalina, diversitate, dinamism, flexibilitate. Oamenii ignora toate aceste lucruri, asa cum nici eu nu le stiam cand am intrat in retail. Pe de alta parte, si tatal meu a lucrat 11 ani in Mega Image si sora mea a lucrat in buying 3 ani aici, deci, aveam lucruri in comun. Am avut un parcurs profesional interesant in companie: din 2004, am preluat conducerea departamentului juridic, dupa care mi s-a oferit functia de director pe resurse umane. Am ramas in Mega Image pentru ca mi-a placut si pentru ca n-am mai avut timp sa ma gandesc la altceva. Retailul mi-a ocupat complet timpul, de 10 ani de cand sunt aici.
Cea mai urata zi, in munca de Director HR ?
Zilele proaste sunt mai degraba o insiruire de situatii neplacute, zilele in care toate iti merg pe dos, cand stai la bariera, in drum catre serviciu, cand calculatorul nu mai merge si e trimis in service. Nu-mi mai plac zilele in care nu reusesc, nu neaparat din cauza mea, sa livrez la timp ceea ce am promis.
Cel mai frumos lucru, in munca de Director HR ?
Oamenii si masura in care reusesc sa fac ceva pentru ei. Eu sunt aici pentru oameni, ma intrerup aproape din orice ca sa stau de vorba cu cineva care are nevoie de mine. Ma bucur cand pleaca de la mine din birou zambind, cand imi multumesc pentru un sfat care le-a deschis mintea. La ultimul concurs intern organizat de Craciun, le-am cerut tuturor angajatilor sa scrie pe o hartie de forma unei palme o urare pentru colegii de la sediu. Am primit sute de astfel de manute. Pe una dintre ele era scris numele meu. Era de la un angajat din cei aproape 3.000 de angajati din magazine care-mi stia numele. Ce poate fi mai frumos?!
Ce sunt sedintele si de ce vorbim despre ele?
Cred in sedinte si imi plac pentru ca imi place foarte mult contactul direct cu oamenii, sa-i am in fata, sa-i vad, sa-i ascult. Evit cat pot tehnologia de ultima ora, nu stiu pe de rost nici un numar de interior. Daca am nevoie sa-i spun unui coleg ceva, ma ridic de pe scaun si ma duc la el. Deci, cred in sedinte organizate si tinute cum trebuie, ca o modalitate de a-i avea pe toti cei implicati intr-un proiect laolalta. Daca nu sunt facute cum trebuie reprezinta o pierdere irecuperabila de timp.
O retea de socializare preferata?
Nu frecventez retele de socializare. Mi se par intruzive. Eu cred in intalnirile spontane, nu in cele provocate si cautate cu tot dinadinsul. Nu-mi doresc sa fiu populara. Prefer sa impactez oamenii direct, atatia cat pot intalni intr-o viata de om.
Ce se va purta in sezonul primavara-vara 2011, in materie de HR?
Performanta, ea este cuvantul de ordine. Ea a fost tot timpul in voga, dar pana acum n-a fost inteleasa in adevaratul ei sens. Ma refer la masurarea ei. HR-ul trebuie sa gaseasca modalitatea prin care sa-i faca pe oameni sa-si gandeasca munca in termeni cuantificabili de performanta.
Hobby?
Calatoriile, orasele mari, cu multi oameni. Imi place sa simt locurile. Imi place sa citesc, imi place gustul unic al fiecarei carti. Inainte sa incep sa citesc una noua, trebuie sa astept sa mi se stinga gustul anterior. Recitesc unele carti doar ca sa-mi refac senzatia, starea lecturii anterioare. Acum, de exemplu, recitesc „La Medeleni”.
Si ce gust are „La Medeleni”?
Dulce. O alta pasiune de-a mea este chiar orasul in care m-am nascut – Bucurestiul. Imi plac strazile din zona veche a orasului, anticariatele, am magazinele mele de unde imi fac anume cumparaturi, suntem intr-o relatie speciala.
Dar hobbyul meu principal in acest moment este pianul. Nu stiu sa cant, nu am cantat in viata mea la pian, dar mi-am dorit asta tot timpul si, de Craciun, am facut una dintre cele mai bune investitii de pana acum: mi-am cumparat o pianina si am inceput sa cant singura, fara profesor, deocamdata. A fost ideea sotului meu si ii multumesc pentru asta. Sentimentul pe care il am cand ma asez pe scaun, cand nimeresc notele si cand imi iese melodia nu poate fi descris in cuvinte! E o bucurie proaspata, n-am prea vorbit despre ea… Cand ajung seara acasa, poate nu reusesc sa citesc o carte, de obosita ce sunt, dar ma asez intotdeauna la pian si cant. Sentimentul este incredibil. Mi-am dat seama ce inseamna sa faci ce iti place fara presiunea de a realiza targeturi. Cred ca n-o sa ajung o mare pianista, dar nu conteaza, perseverez, nimeni si nimic nu-mi poate lua bucuria pianului. Iar daca ma voi stradui, cred ca o sa ajung sa cant bine „Für Elise”.
Autor: Rodica Nicolae
